Privacybeleid
Laatste update: 17-9-2026
Senzia · site senzia.be, plateforme web, application mobile, relations commerciales et agents téléphoniques IA
Version 1.0 du 16 septembre 2026. La version française fait foi.
En bref
Qui ? Senzia (Webvigil Cybersecurity SRL) est responsable des données de ses visiteurs, prospects, clients et utilisateurs. Pour les appels traités par un agent Senzia, l'entreprise que vous appelez est responsable du traitement et Senzia agit pour son compte, en qualité de sous-traitant.
Quoi ? Coordonnées professionnelles, données de compte et de facturation, journaux d'utilisation et de sécurité et, pour le compte de nos clients, les enregistrements, transcriptions et résumés d'appels.
Pourquoi ? Fournir et sécuriser le service, facturer, répondre à vos demandes, respecter la loi. Jamais pour entraîner des modèles d'intelligence artificielle. Aucune vente de données.
Où ? Données stockées dans l'Union européenne (Paris, Francfort). Le traitement vocal en temps réel et la téléphonie font appel à des fournisseurs établis aux États-Unis, avec les garanties prévues par le RGPD.
Vos droits ? Accès, rectification, effacement, limitation, portabilité, opposition, retrait du consentement : dpo@senzia.be. Réclamation possible auprès de l'Autorité de protection des données.
1. Qui est responsable de vos données ?
Le responsable du traitement est Webvigil Cybersecurity SRL, exerçant sous le nom commercial « Senzia », numéro d'entreprise BE 0802.971.938, dont le siège social est établi rue Edouard Belin 5, 1435 Mont-Saint-Guibert, Belgique (ci-après « Senzia » ou « nous »).
Pour toute question relative à vos données ou pour exercer vos droits, écrivez à notre point de contact protection des données : dpo@senzia.be, ou par courrier à l'adresse du siège. Senzia n'a pas désigné de délégué à la protection des données au sens de l'article 37 du RGPD ; ce point est réexaminé à chaque évolution significative de nos activités.
Deux partenaires interviennent dans la fourniture du service : Ai5 SA (Liège, BE 0664.673.989), qui conçoit et exploite techniquement la plateforme pour notre compte en qualité de sous-traitant, et Skyforce Cybersecurity SRL (Waterloo, BE 0537.550.046), qui assure la commercialisation, la mise en service et l'accompagnement des clients. Skyforce est responsable de ses propres activités de prospection commerciale ; Senzia devient responsable de vos données à partir de la conclusion du contrat.
2. À qui s'adresse cette politique ?
Cette politique s'applique aux personnes suivantes :
les visiteurs du site senzia.be ;
les prospects et les personnes qui nous contactent ou demandent une démonstration ;
les clients (indépendants, entreprises) et leurs utilisateurs de la plateforme web et de l'application mobile Senzia ;
les participants aux sessions de mise en service, de démonstration et de support (visioconférences, appels de test) ;
les contacts de nos fournisseurs et partenaires ;
les appelants, c'est-à-dire les personnes qui téléphonent à une entreprise utilisant un agent Senzia : pour ces données, Senzia agit comme sous-traitant de l'entreprise appelée ; la section 5 leur est consacrée.
Le service s'adresse à des professionnels. Nous ne collectons pas sciemment de données de personnes de moins de 18 ans en dehors des appels téléphoniques traités pour le compte de nos clients.
3. Quelles données, pour quelles finalités et sur quelle base ?
Le tableau ci-dessous décrit les traitements pour lesquels Senzia est responsable du traitement. La base juridique renvoie à l'article 6, paragraphe 1, du RGPD.
Vous êtes... | Données traitées | Finalités | Base juridique |
|---|---|---|---|
Visiteur du site | Adresse IP, identifiants de cookies, pages consultées, appareil et navigateur, données de mesure d'audience (Google Analytics, si vous l'acceptez) | Fonctionnement et sécurité du site ; mesure d'audience | Intérêt légitime (sécurité) ; consentement (cookies non essentiels, article 129 de la loi du 13 juin 2005) |
Prospect, demande de contact ou de démonstration | Nom, fonction, entreprise, e-mail, téléphone, besoins exprimés, historique des échanges ; informations transmises par Skyforce lors de la signature | Répondre à votre demande, organiser une démonstration, établir une offre, gérer la relation précontractuelle | Mesures précontractuelles ; intérêt légitime (développement commercial B2B) |
Client et utilisateur de la plateforme | Identité, e-mail, numéro de mobile (notifications SMS), fonction, rôle, identifiants et mots de passe (hachés), journaux de connexion et d'activité, préférences, version des conditions acceptées | Créer et gérer les comptes, fournir la plateforme et l'agent, notifier les appels, assurer le support, sécuriser le service, prouver l'acceptation des conditions | Exécution du contrat ; intérêt légitime (sécurité, preuve) |
Client (facturation) | Dénomination, numéro d'entreprise, adresse, IBAN et mandat SEPA, factures (Peppol), historique de paiement, consommation de minutes | Facturer, encaisser, gérer les impayés, tenir la comptabilité | Exécution du contrat ; obligation légale (comptabilité, TVA, facturation électronique) |
Participant à une session de mise en service, de démonstration ou de support | Image et voix (visioconférence enregistrée, annoncée en début de session), contenu des échanges, coordonnées | Configurer l'agent à partir de vos explications, assurer la traçabilité de la configuration, former nos équipes | Exécution du contrat ; intérêt légitime (qualité de la mise en service) ; vous pouvez vous opposer à l'enregistrement en début de session |
Utilisateur (appel de test depuis le navigateur ou l'application) | Flux audio du microphone pendant l'appel de test, transcription et résumé | Vous permettre de tester votre agent | Exécution du contrat (accès au microphone demandé par votre navigateur ou votre appareil) |
Utilisateur (application mobile) | Jeton de notification de l'appareil, système d'exploitation, version de l'application, journaux techniques ; consultation des appels (audio, transcription, résumé, informations sur l'appelant) | Envoyer des notifications, donner accès aux appels traités, assurer le fonctionnement et la sécurité de l'application | Exécution du contrat ; intérêt légitime |
Contact de fournisseur ou de partenaire | Coordonnées professionnelles, échanges | Gérer la relation contractuelle | Exécution du contrat ; intérêt légitime |
Toute personne (sécurité, litiges) | Journaux techniques, adresses IP, correspondance | Prévenir la fraude et les abus, gérer les incidents, établir la preuve, défendre nos droits | Intérêt légitime ; obligation légale |
Toute personne (statistiques) | Indicateurs agrégés et anonymisés (volumes, durées, taux de transfert, indicateurs de qualité) ne permettant plus d'identifier une personne | Piloter et améliorer le service | Intérêt légitime ; les données anonymisées ne sont plus des données à caractère personnel |
Nous ne vendons pas vos données et ne les utilisons pas à des fins de publicité ciblée. Les communications commerciales par e-mail sont adressées à nos clients pour des services analogues ou avec votre consentement préalable, conformément à l'article XII.13 du Code de droit économique ; chaque envoi comporte un lien de désinscription.
Décisions automatisées. Senzia ne prend aucune décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé produisant des effets juridiques ou vous affectant de manière significative (article 22 du RGPD). L'agent applique la configuration définie par l'entreprise cliente ; les suites données aux appels relèvent de cette entreprise.
4. Les données de configuration de nos clients
Lorsqu'un client configure son agent, il peut y inscrire des données relatives à ses collaborateurs (nom, fonction, numéro de transfert, horaires) ou à des tiers (fournisseurs, clients habituels). Le client est responsable de ces données ; Senzia les traite pour son compte, dans les conditions de l'Accord de sous-traitance des données (DPA). Si vous êtes collaborateur d'un client Senzia, adressez-vous à votre employeur pour toute question sur l'usage de vos coordonnées dans l'agent.
5. Vous avez appelé une entreprise qui utilise Senzia
Lorsque vous téléphonez à un client Senzia, votre appel peut être pris en charge par un agent fondé sur l'intelligence artificielle. L'agent vous en informe dès le début de l'appel et vous indique si l'appel est enregistré et dans quel but. Cette section vous est destinée ; les entreprises clientes peuvent y renvoyer depuis leur propre politique de confidentialité.
Rôles. L'entreprise que vous appelez décide de l'usage de l'agent, de l'enregistrement, des informations demandées et de la durée de conservation : elle est responsable du traitement. Senzia héberge, transcrit, résume et met ces informations à sa disposition, exclusivement sur ses instructions, en qualité de sous-traitant (article 28 du RGPD).
Données concernées. Votre numéro de téléphone, la date, l'heure et la durée de l'appel, votre voix et le contenu de la conversation, sa transcription, un résumé destiné à l'entreprise et les informations que vous communiquez volontairement (nom, demande, commande, rendez-vous, coordonnées de rappel).
Ce que Senzia ne fait pas. Senzia n'utilise pas vos conversations pour entraîner des modèles d'intelligence artificielle, ne vous identifie pas par votre voix (aucune empreinte vocale ni donnée biométrique n'est créée), ne revend aucune donnée et ne vous démarche pas.
Qui y accède. L'entreprise appelée et ses collaborateurs autorisés ; Senzia et ses prestataires techniques (Ai5, hébergement en Europe, traitement vocal et téléphonie, dont des fournisseurs établis aux États-Unis avec les garanties prévues par le RGPD), uniquement pour fournir et sécuriser le service. La liste de nos prestataires figure à la section 6.
Conservation. La durée est choisie par l'entreprise appelée parmi des options comprises entre 30 jours et 2 ans ; à l'échéance, l'enregistrement, la transcription et le résumé sont supprimés. Senzia conserve uniquement, pour la facturation et la sécurité, des métadonnées techniques (date, durée, identifiant de l'appel) sans le contenu de la conversation.
Vos droits. Pour accéder à vos données, les rectifier, les faire effacer ou vous opposer au traitement, adressez-vous d'abord à l'entreprise que vous avez appelée. Si vous nous écrivez directement à dpo@senzia.be, nous transmettons votre demande à cette entreprise sans délai et l'aidons à y répondre. Un doute sur l'entreprise appelée ? Indiquez-nous le numéro appelé, la date et l'heure de l'appel : nous vous mettrons en relation avec elle.
6. Qui a accès à vos données ? Nos sous-traitants et destinataires
Vos données sont accessibles aux membres de l'équipe Senzia habilités, dans la limite de leurs fonctions, et aux prestataires suivants, liés par des contrats de sous-traitance conformes à l'article 28 du RGPD. Cette liste tient lieu de liste des sous-traitants ; nos clients sont informés de toute modification dans les conditions du DPA.
Prestataire | Rôle | Données | Localisation · transfert |
|---|---|---|---|
Ai5 SA (Liège, Belgique) | Conception et exploitation technique de la plateforme (AgentZoo), support de niveau 2, analyse et vectorisation des bases de connaissances, extraction depuis les sites web, chat de configuration | Toutes les données de la plateforme, dont les données d'appel | Belgique · aucun transfert |
Skyforce Cybersecurity SRL (Waterloo, Belgique) | Vente, mise en service, gestion administrative des contrats, premier niveau d'accompagnement | Données de contact, contractuelles et de facturation ; accès nominatif à la plateforme pour la mise en service | Belgique · aucun transfert |
Hostinger (groupe Hostinger, Union européenne) | Hébergement de la base de données de la plateforme (comptes, configurations, index de connaissances) et du site web | Données de compte, configurations, extractions de connaissances | Serveurs à Paris, France · aucun transfert |
Amazon Web Services EMEA SARL (Luxembourg) | Stockage des fichiers : enregistrements audio et documents de connaissances | Données d'appel (audio), documents des clients | Région Francfort, Allemagne · support éventuel hors UE encadré par le DPA AWS et les clauses contractuelles types |
Eleven Labs Inc. (États-Unis) | Traitement vocal en temps réel de l'appel : reconnaissance et synthèse de la parole, orchestration de la conversation, transcription | Flux audio des appels, transcriptions, historique des conversations selon la durée de conservation configurée | États-Unis · certifié au Data Privacy Framework UE-États-Unis, complété par les clauses contractuelles types |
OpenAI (via ElevenLabs pour la conversation vocale ; en direct via Ai5 pour l'analyse des documents, la vectorisation, les résumés et le chat de configuration) | Génération des réponses de l'agent pendant l'appel ; analyse et résumé de contenus | Transcription de la conversation en cours et instructions de l'agent ; contenus des clients, transcriptions à résumer | États-Unis · clauses contractuelles types ; les données ne servent pas à entraîner les modèles d'OpenAI |
Twilio (Twilio Ireland Ltd, groupe Twilio Inc., États-Unis) | Numéros de téléphone, acheminement des appels, envoi de SMS | Numéros appelant et appelé, métadonnées d'appel, contenu des SMS de notification | Irlande et États-Unis · règles d'entreprise contraignantes et clauses contractuelles types |
Google (Google Ireland Ltd, Google LLC) | Mesure d'audience du site avec votre consentement (Google Analytics) ; prise de rendez-vous dans l'agenda du client lorsqu'il connecte son compte (Google Agenda) ; acheminement des notifications mobiles Android (Firebase) | Identifiants de cookies et données de navigation ; disponibilités et événements de l'agenda du client ; jeton d'appareil | Irlande et États-Unis · Data Privacy Framework et clauses contractuelles types |
Apple Inc. (États-Unis) | Acheminement des notifications mobiles iOS | Jeton d'appareil et contenu minimal de la notification | États-Unis · Data Privacy Framework |
Meta Platforms Ireland Ltd (WhatsApp Business), lorsque le client active ce canal | Envoi de messages WhatsApp aux appelants ou au client | Numéro de téléphone et contenu du message | Irlande · transferts encadrés par Meta (clauses contractuelles types) |
Prestataires de signature électronique, établissements bancaires et prestataires de paiement SEPA, expert-comptable, conseils | Signature des contrats, encaissement, comptabilité, conseil juridique et fiscal | Identité du signataire et horodatage ; données de facturation et bancaires | Union européenne |
Nous pouvons également communiquer des données aux autorités compétentes lorsque la loi nous y oblige et, en cas de restructuration, cession ou financement, aux parties concernées, dans le respect de la confidentialité.
7. Transferts en dehors de l'Espace économique européen
Nos données sont stockées dans l'Union européenne. Certains de nos fournisseurs de traitement vocal, de téléphonie, de modèles de langage, de notifications et de mesure d'audience sont toutefois établis aux États-Unis. Ces transferts reposent sur la décision d'adéquation relative au cadre de protection des données UE-États-Unis (Data Privacy Framework) pour les fournisseurs certifiés, et sur les clauses contractuelles types de la Commission européenne, complétées par des mesures supplémentaires (chiffrement, limitation de la conservation, absence d'utilisation pour l'entraînement des modèles). Vous pouvez obtenir une copie des garanties applicables en écrivant à dpo@senzia.be. Nous suivons l'évolution du cadre juridique des transferts et adaptons nos garanties en conséquence.
8. Combien de temps conservons-nous vos données ?
Données | Durée de conservation |
|---|---|
Données de compte et d'utilisation de la plateforme | Durée du contrat, puis 30 jours de délai de récupération et suppression des systèmes actifs ; purge des sauvegardes selon leur cycle de rotation de 30 jours |
Preuves d'acceptation des conditions (version, date) | Durée du contrat + 10 ans (délai de prescription des actions contractuelles) |
Données de facturation et comptables | Durées légales de conservation comptable et fiscale (7 à 10 ans selon la nature du document) |
Données de prospects | 3 ans après le dernier contact, sauf conclusion d'un contrat |
Enregistrements des sessions de mise en service, de démonstration ou de support | Durée du contrat, puis suppression avec les données du compte |
Journaux techniques et de sécurité | 12 mois |
Cookies | Voir la section 9 |
Données d'appel traitées pour le compte de nos clients (audio, transcription, résumé, informations structurées) | Durée choisie par le client entre 30 jours et 2 ans, puis suppression ; métadonnées de facturation conservées séparément pendant la durée du contrat et les délais comptables, sans le contenu des conversations |
Statistiques agrégées et anonymisées | Sans limitation (données non personnelles) |
9. Cookies et traceurs
Le site senzia.be et la plateforme utilisent des cookies et technologies similaires. Les cookies strictement nécessaires (session, authentification, mémorisation de vos choix en matière de cookies, sécurité) ne requièrent pas votre consentement. Les cookies de mesure d'audience de Google Analytics ne sont déposés qu'avec votre consentement, recueilli par le bandeau affiché lors de votre première visite, où refuser est aussi simple qu'accepter. Vous pouvez modifier votre choix à tout moment via le lien « Gérer les cookies » en bas de page ou les paramètres de votre navigateur.
Cookie | Finalité | Durée | Consentement |
|---|---|---|---|
Cookies techniques de session et d'authentification de la plateforme | Maintenir votre connexion et sécuriser votre session | Session, ou 30 jours si vous choisissez de rester connecté | Non requis (strictement nécessaire) |
Cookie de préférence cookies | Mémoriser votre choix concernant les cookies | 6 mois | Non requis |
Google Analytics (_ga, _ga_*) | Mesure d'audience : pages vues, provenance, appareil (adresse IP tronquée, partage de données avec Google désactivé) | 13 mois au plus | Requis |
Nous n'utilisons aucun cookie publicitaire ni traceur de réseaux sociaux. Si cela devait changer, cette politique et le bandeau seraient mis à jour au préalable.
10. Connexion à Google Agenda et données Google
Si un client choisit de connecter son agenda Google pour permettre la prise de rendez-vous par l'agent, Senzia accède, avec son autorisation explicite (OAuth), aux seules données nécessaires : les disponibilités et la création ou la modification d'événements dans le calendrier qu'il désigne. L'utilisation et le transfert vers toute autre application des informations reçues des API Google se conforment à la politique relative aux données utilisateur des services API Google, y compris ses exigences d'utilisation limitée : ces données ne servent qu'à fournir la fonctionnalité de rendez-vous, ne sont pas utilisées à des fins publicitaires, ne sont pas vendues et ne sont pas lues par des personnes, sauf pour des raisons de sécurité, avec le consentement du client ou pour se conformer à la loi. Le client peut révoquer l'accès à tout moment depuis la plateforme ou depuis les paramètres de sécurité de son compte Google.
11. Comment protégeons-nous vos données ?
Senzia et son partenaire technologique Ai5 appliquent des mesures techniques et organisationnelles adaptées aux risques : chiffrement des échanges (TLS) et des données au repos, contrôle des accès fondé sur les rôles et authentification renforcée, journalisation des accès aux enregistrements, séparation logique des données de chaque client, sauvegardes chiffrées, gestion des vulnérabilités, engagement de confidentialité du personnel et procédure de gestion des violations de données (notification à l'Autorité de protection des données dans les 72 heures lorsqu'elle est requise, et information des clients et des personnes concernées).
12. Vos droits
Vous disposez des droits suivants, dans les conditions prévues par les articles 15 à 22 du RGPD :
accès à vos données et informations sur leur traitement ;
rectification des données inexactes ou incomplètes ;
effacement (« droit à l'oubli ») lorsque les conditions légales sont réunies ;
limitation du traitement dans certains cas ;
portabilité des données que vous nous avez fournies, dans un format structuré et couramment utilisé ;
opposition au traitement fondé sur notre intérêt légitime, et à tout moment à la prospection ;
retrait de votre consentement à tout moment, sans effet sur la licéité du traitement antérieur.
Pour exercer vos droits, écrivez à dpo@senzia.be en précisant votre demande ; nous pouvons vous demander de justifier votre identité si un doute raisonnable existe. Nous répondons dans un délai d'un mois, prolongeable de deux mois pour les demandes complexes, et gratuitement sauf demande manifestement infondée ou excessive.
Si vous êtes un appelant, adressez d'abord votre demande à l'entreprise que vous avez appelée, responsable du traitement ; nous lui transmettons toute demande reçue directement.
Vous pouvez introduire une réclamation auprès de l'Autorité de protection des données, rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles, +32 (0)2 274 48 00, contact@apd-gba.be, www.autoriteprotectiondonnees.be, ou auprès de l'autorité de contrôle de votre lieu de résidence habituelle.
13. Modifications de cette politique
Cette politique peut être mise à jour pour refléter l'évolution de nos services, de nos fournisseurs ou de la législation. Chaque version porte une date d'entrée en vigueur ; les versions antérieures sont conservées par Senzia et communiquées sur demande à dpo@senzia.be. En cas de modification substantielle, nous en informons nos clients et utilisateurs par e-mail ou via la plateforme avant son entrée en vigueur.
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